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Ordinateurs professionnels et moyens informatiques mis à disposition

Votre entreprise ou votre association vous met à disposition des équipements informatique et vous laissent une certaine liberté quant à leurs usages, la pratique est courante. Quel que soit l'usage que vous en faites, n'oubliez jamais que l'ordinateur, l'adresse mail, les licenses logiciels, l'espace de stockage cloud et les autres moyens ne vous appartiennent pas. Dans ce contexte, utiliser ces moyens pour des besoins personnels doit se faire avec modération et en respectant certaines régles de base. Les premières régles sont celles définies par l'organisation. Dans certaines entreprises, il existes des chartes d'utilisation d'internet et des moyens informatiques. En complément de ces régles, nous vous vous invitons également à tenir compte des conseils indiqués ci dessous.

 

L'ordinateur

Avant toute chose, assurez vous qu'un anti virus fonctionnel est tenu à jour sur l'ordinateur. Dans le cas contraire, il ne semble pas opportun de profiter de l'ordinateur pour un usage autre que celui strictement demandé par l'organisme.

- N'enregistrez sur l'ordinateur ni données sensibles ni mot de passe personnels
- Si vous enregistrez des fichiers personnels sur un ordinateur qui vous a été mis à disposition (donc qui ne vous appartient pas), assurez vous que ceux-ci restent toujours localisables. Nous conseillons de créer un dossier PERSONNEL ou PRIVE situé lui même dans un dossier de votre profil utilisateur (bureau ou mes documents). L'espace utilisé pour vos données personnels peut ainsi rester sous contrôle. Vous devez également pouvoir vous assurer des points suivants :
        + ne pas utiliser une volumétrie critique par rapport à la capacité du disque dur
        + ne pas laisser sauvegarder vos données sur un serveur (certaines entreprises peuvent sauvegarder le contenu des postes de travail)
- N'installez pas de logiciels sans l'autorisation de la société et sans licence légalement acquise
- Signalez au service informatique tout dysfonctionnement ou comportement inhabituel de l'ordinateur ou des logiciels
- Limitez l'usage de médias externes (USB) et effectuez régulièrement des scans anti virus de ceux que vous utilisez avec des ordinateurs différents

La messagerie

- N'utilisez pas une adresse email générique de l'entreprise (celle d'une équipe ou d'un service...) pour des échanges autres que ceux prévus. Ces adresses mail font référence à des activités de l'entreprise et non à vous.
- N'utilisez pas une adresse mail qui vous a été fournie pour vous inscrire à titre privé sur des forum ou d'autres sites internet
- Précisez la mention PERSONNEL ou PRIVE dans l'objet des mails à caratère privé envoyés avec l'adresse mail qui vous a été attribuée. Demandez en retour que cette mention soit bien indiquée sur les mail que l'on vous envoie.
- Adaptez la signature en bas des messages, selon votre correspondance et les destinataires.
- Triez le courrier dans des dossiers différents. Si vous utilisez des fichiers d'archives, utilisez des fichiers différents pour les email privés des email professionnels. Protégez vos fichiers personnels par mot de passe
- N'ajoutez pas vos contacts personnels dans un carnet d'adresse professionnel, et vis versa
- Ne faites pas d'envoi massif à caractère privé, que ce soit en nombre de messages ou de destinataires
- N'utilisez pas une adresse mail personnelle pour une activité professionnelle ou associative
- Faites bon usage des indicateurs d'absence

Internet

- Utilisez internet avec mesure. Evitez l'accès aux réseaux sociaux et aux messageries instantanées avec un ordinateur professionnel.
- N'accédez pas à des sites qui peuvent être identifiés comme pouvant mettre en cause la réputation ou les interêts de l'organisme.
- Pour un usage personnel, évitez d'accédez à des sites qui nécessitent l'installation de plugins ou autres composants additionnels

Autres

- N'enregistrez jamais de données personnelles sur des espaces de stockage réseau ou Cloud d'une entreprise ou sur un ordinateur qui ne vous a pas été affecté.
- N'utilisez pas les licences logiciels appartenant à une entreprise sur un ordinateur pour lequel le logiciel n'a pas été acheté
- Evitez l'accès à des données professionnels (fichiers sur clé USB, sharepoint, webmail, site web authentifié...) depuis un ordinateur non identifié par l'organisme.
- Les entreprises qui disposent d'un nombre d'ordinateur important mettent souvent à jour les postes de travail en utilisant leurs propres serveurs (services WSUS, SCCM ou autres). Dans ce cas, en l'absence de consigne particulière, n'essayez pas de mettre à jour par vous même un ordinateur qui vous est mis à disposition. Les définitions anti-virus peuvent en général se mettre à jour directement par internet

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